aanpassen formulier Outlook

[RCO484]

Beste,

In Outlook ben ik op zoek naar een handige manier om extra informatie mee te geven bij een vergaderverzoek.
Zo zou ik de gebruiker willen laten aanduiden of de vergadering een beamer nog heeft, of er catering dient voorzien te worden, om hoeveel mensen het gaat, enz.
Dit aan de hand van een aantal verplichte velden, of selectievakken.
Ik dacht dit aan te passen in de layout van het standaard verzoek, maar kom niet verder dan een extra formulier in bij te voegen.
Een mailbericht kan je aanpassen door via het tabblad "Ontwikkelaars", het formulier te gaan ontwerpen.
Zo kan men bv. onder het standaard onderwerp, nog andere velden gaan toevoegen.
Deze mogelijkheid heb ik niet om een standaard vergaderverzoek aan te passen.

Iemand een idee hoe ik dit wel zou kunnen?
Of een beter idee om extra info mee te geven?
De bedoeling is niet om hen alles in het vergaderverzoek (in de body) te laten meegeven. Ik zou er een soort van standaard willen van maken waar ze de verschillende extra's dienen aan te vinken.

 

[DDragon80]

Moeillijke vraag... die eigenlijk wel erg nuttig in de oren klinkt. Maar niet zo evident is.
Voor zover ik weet worden de vereiste attributen zoals beamers etc, toegevoegd via de "Rooms" button, te vinden achter het location veld. Hier zou je zulke zaken (equipment) kunnen aanpassen/toevoegen. Uiteraard dienen deze aangemaakt te worden in Exchange. Je zou dan een "catering" equipment kunnen aanmaken, en daarnaast een "beamer A" equipment.
Maar dat lost je probleem niet helemaal op, zoals het aantal etc. En het zou inderdaad beter zijn moest dit eenvoudiger en overzichtelijker in één plaats kunnen met vereiste velden en feedback. Aantallen zou je in theorie uit de invited personen kunnen halen, maar dat is ook niet altijd rechtlijnig...

 

[Quit]

Vergelijkbare emailberichten maak ik dan meestal eerst in een Excel sheet en kopieer dat naar Outlook.
Als bepaalde emailberichten vaak voor komen, kun je een leeg template maken in Excel en opslaan als een bestand zodat dit kunt openen en alles invullen en eventueel opslaan onder een andere naam.

Handig in Excel zijn dan de selectievakjes waar je dan in jouw geval van de beamer een kruisje achter kunt zetten als deze nodig is of geen kruisje niet nodig is. Of een lijst maken met aantallen als dat veel gebruikt moet worden.
Ook zou je een lijst kunnen maken met onderdelen zoals Beamer, projectiescherm, laptop, hdmi kabel, vga kabel, enz. enz. Zodat je dit niet telkens allemaal opnieuw hoeft in te typen.

Voorbeeld

Beamer

Misschien heb je hier iets aan.

 

[Quit]

Heb even heel snel een sheet in elkaar geflanst om te laten zien wat ik bedoel.
Ga op de cel staan onder onderdeel en je ziet rechts daarvan een pijltje naar beneden met een lijst. Kies daar een onderdeel. Hetzelfde kunt u bij aantal doen. Ook in het selectie vierkantje kunt u een vinkje zetten.

Dit is dus maar een voorbeeld van wat mogelijk is. Eenmaal de sheet ingevuld even alles selecteren en kopiëren naar Outlook.

 

[RCO484]

He, dag Skippy,

Bedankt voor je reactie.

Als ik het niet voor mekaar krijg om het standaard verzoek aan te passen, ga ik inderdaad op deze manier een template aanmaken.
Template pin ik dan vast om het te gebruiken.
Deze werkwijze is me bekend.
Ik zoek echter een manier om de form zelf aan te passen zodat ze uniform steeds hetzelfde dienen te gaan gebruiken.
Dit kan perfect bij mailberichten, maar is blijkbaar niet mogelijk bij het opstellen van vergaderverzoeken.
Daar is binnen het ontwerpen van het formulier geen mogelijkheid om het canvas te bewerken, en is eveneens het werkset voor besturingselementen niet beschikbaar.

Ik heb twee voorbeelden bijgevoegd ter verduidelijking.

 

[hobbyman]

Doodle is een app waar je een datum voor een activiteit kan verzenden , anderen kunnen beamen of datum geven die voor hun het best pas.(Doodle poll)
't Was nog een avondles van verleden jaar. Les heb ik nog gevonden, een half blad.

 

[RCO484]

Hi, dag hobbyman,

Is echt wel de bedoeling dat er met aanvragen via Outlook verder gewerkt wordt zonder een 3rd-party.
Desalniettemin bedankt voor je reactie.

Om het verhaal af te maken, ik heb ondertussen antwoord gekregen op mijn vraag naar Microsoft.
Het is mogelijk om de canvas aan te passen binnen een mailbericht, om dit bedrijfsgebonden te standaardiseren.
Echter is het niet mogelijk dit eveneens te doen voor vergaderverzoeken.
De ontwikkelaars zouden dit misschien wel mogelijk maken in een volgende release.

Naast de body aan te passen, wat dus niet kan, had ik een alternatief getest om een extra tabblad te voorzien met alle extra's.
Dit was werkbaar, de gebruiker moest dan gewoon op zijn lint het tabblad aanklikken en met het vergaderverzoek mee invullen.
Echter zat er hier dan ook opnieuw een beperking op waardoor het niet bruikbaar was.
Het extra formulier (tabblad) kon niet afgedrukt worden. Iets wat een must was voor het secretariaat.

Ik ga dus gewoon de extra's in een hoofding van een vergaderverzoek zelf opnemen, en dit als template bedrijfsgebonden vastpinnen.
Als een medewerker nu een vergaderverzoek wil maken, krijgt deze geen blanco canvas, maar met een hoofding waar extra's kunnen aangegeven worden.

De beste oplossing? Wellicht niet, maar wil liever geen extra toepassingen gebruiken.
Voorlopig, tot Microsoft iets aan de beperkingen doet, zal het bij ons dus op deze manier gebeuren.